Vacature Secretarieel Medewerker/Ondersteuner (inclusief rol als preventiemedewerker)

32 uur per week

Wie ben jij?

Ben jij een ster op secretarieel en organisatorisch vlak? Help jij ons om ons kantoor een welkome en professionele plek te laten zijn voor bezoekers en collega’s, maar draai je ook je hand er niet voor om het Managementteam in allerhande praktische en organisatorische zaken te ondersteunen? Ben jij sterk in de Nederlandse taal en heb je enige affiniteit/werkervaring met ICT en facilitaire zaken? Vind jij het bovendien leuk/belangrijk om een gezonde en veilige werkomgeving voor de medewerkers van de organisatie te bevorderen? Dan past deze vacature perfect bij jou. 

Wie zijn wij?

Stichting Hulpverlening en Opvang Prostitutie en Mensenhandel (SHOP) is het kennis- en expertisecentrum over sekswerk en mensenhandel. Wij geven informatie, advies, psychosociale en praktische hulp en bieden opvang. SHOP wil de positie van (ex-) sekswerkers en slachtoffers van mensenhandel verbeteren.

Meer weten over wat we doen, waarom en voor wie en wie mogelijk je nieuwe collega’s worden? Lees dan de edities van ons magazine SHOP in beeld of luister onze SHOPcast! Om onze doelgroep, het publiek en stakeholders te bereiken, maken we gebruik van diverse (social) media, zoals Instagram, Facebook en LinkedIn, maar ook deze website.

Wat ga je doen?

Je werkt op ons mooie kantoor in het Zeeheldenkwartier in Den Haag waar het MT, onze staf, maatschappelijk werkers, zorgcoördinatoren en sociaal dienstverleners werkzaam zijn. Vanuit deze plek ga jij dagelijks aan de slag. Samen met een andere collega zorg je ervoor dat ons kantoor voor medewerkers, cliënten en andere bezoekers een fijne plek is en dat alles op rolletjes loopt. Daarnaast hou jij bezig met (ICT en facilitaire) beheers- en ondersteunende zaken. Geen dag is hetzelfde, want er gebeurt veel waar de receptie en/of ondersteuning bij betrokken is. 

Specifieke taken

• Doet de basis-receptiewerkzaamheden (bijv. afhandelen van mail/telefoon, afspraken inplannen en informatie verstrekken) in wisselwerking en goede afstemming met de collega van de receptie.
• Biedt ondersteuning aan collega’s, het management en het bestuur en bij (sommige) evenementen.
• Verzorgt met regelmaat officiële correspondentie namens het MT en/of de directeur-bestuurder.
• Draagt mede zorg voor de benodigde faciliteiten en voorzieningen, koopt waar nodig binnen kaders in, met name op kantoorbenodigdheden en eventueel ICT- gebied.
• Bewaakt de voortgang van sommige administratieve processen.
• Draagt zorg voor een tijdige en correcte (digitale) archivering van relevante gegevens en documenten.
• Bewaakt de opvolging van de afgesproken acties.

Ook rol als preventiemdw 

Voor gemiddeld 3-4 uur in de week ga je ook de rol van preventiemedewerker binnen SHOP vervullen: Doel van deze rol is het bevorderen van een gezonde en veilige werkomgeving voor de medewerkers van de organisatie (en dus op allebei de werklocaties van SHOP, kantoor en opvang). Als je nog niet voldoende kennis hebt van zaken rond deze rol – zoals RI&E, arbo-omstandigheden etc. -, dan kan je hiertoe een training volgen en ook je kennis up-to-date houden. Je leest alles over deze specifieke rol in dit profiel. 

Wat verwacht SHOP van je?

• Je beschikt over minimaal een afgeronde mbo(4)-opleiding op secretarieel/administratief/ondersteunend vlak; of je hebt een ruim aantal jaren werkervaring op dit gebied. Voor de rol van preventiemedewerker ben je in staat om op hbo-niveau te functioneren.
• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal en liefst ook een redelijk niveau Engels.
• Basiskennis van facilitaire en/of ICT-zaken is een pluspunt.
• Mocht je ook nog kennis en/of ervaring hebben van/in de rol van preventiemedewerker (het bevorderen van een gezonde en veilige werkomgeving voor de medewerkers van de organisatie), dan is dat ideaal.
• Je bent beschikbaar op drie tot vier werkdagen per week van dinsdag tot en met vrijdag, waaronder sowieso de vrijdag als werkdag. Je kan uiterlijk per 1 augustus aanstaande beginnen.
• Basiskennis van en/of affiniteit met de doelgroep/het werkveld strekt tot aanbeveling en je bent maatschappelijk betrokken.

Daarnaast:

• Zijn “resultaatgericht”, “proactief” en “flexibel” woorden die bij jou horen;
• Kennen Word en Outlook (mail en agenda) weinig geheimen voor je en ben je ook behendig met Excel;
• Blijf jij altijd rustig en geduldig aan de telefoon of aan de receptiebalie. Meerdere receptie-ballen tegelijk hooghouden gedurende een kort ogenblik is voor jou geen probleem en geeft jou geen stress;
• Ben je dienstbaar en schrijf je Ondersteuning met een hoofdletter “O”;
• Is je basiskennis van en/of affiniteit met de doelgroep/het werkveld een extra aanbeveling; Je bent maatschappelijk betrokken;
• Is samenwerking voor jou als een tweede natuur.

Wat kan je van SHOP verwachten?

SHOP is een lerende organisatie die haar maatschappelijke opdracht uitvoert door haar cliënten en de ontwikkeling van haar medewerkers centraal te stellen. Bij deze organisatievisie past een open werksfeer waar betrokkenheid en professionaliteit samen gaan.

Het betreft een parttime functie voor 32 uur per week (4 dagen). Salariëring conform de CAO Sociaal Werk schaal 5 of 6 (met arbeidsmarkttoeslag), precieze inschaling en trede afhankelijk van je opleidingsniveau en/of werkervaring en of je breed inzetbaar bent. Indien je ook de rol van preventiemedewerker gaat doen, geldt een gedeeltelijke toeslag op het salaris voor die uren.

In eerste instantie krijg je een contract van 1 jaar aangeboden. Tot de overige arbeidsvoorwaarden behoren deelname aan het pensioenfonds PFZW en een loopbaanbudget. Vakantietoeslag en eindejaarsuitkering zijn opgenomen in een individueel keuzebudget van ca 18% welke je maandelijks of een aantal keer per jaar kan laten uitkeren.

Het aanvragen van een Verklaring Omrent Gedrag maakt onderdeel uit van de intake in geval we je een arbeidsovereenkomst aanbieden. Je werkt op onze kantoorlocatie in het Zeeheldenkwartier in Den Haag, en heel soms vanuit huis.

Heb je interesse in deze baan?

Dan ontvangen we graag je CV en motivatiebrief. Laat in je sollicitatie ook meteen weten of je per 1 september beschikbaar bent (of hoeveel eerder/later). Heb je nog vragen of wil je direct solliciteren, mail dan naar [email protected] ter attentie van Martijn Bordewijk. HR-adviseur. De vacature staat open tot en met 4 juli a.s.